(1)　機関　議会、事務局、消防本部、教育委員会、監査委員、会計管理者、水道部及び公立長生病院をいう。

(2)　課等　事務局及び消防本部に置いた課、議会事務局、会計室、消防署、分署及び視聴覚教材センターをいう。

(3)　出先機関　行政組織規則(昭和46年長生郡市広域市町村圏組合規則第4号)第2条の2に規定する出先機関をいう。

(4)　主務課等　文書に係る案件を所管する課等及び出先機関をいう。

(5)　起案　組合の意思を決定するために、その意思を行政文書として具体化するための事務の処理について決裁権者の決裁を得るための原案を作成することをいう。

(6)　回議　起案文書について、起案者の直属の上司又は関係機関、課等及び係を経て決裁権者の意見又は承認を得る手続をいう。

(7)　合議　起案内容が他の機関、課等及び係にも関連がある場合に、起案文書を当該機関、課等及び係の関係者に回付して、その意見又は承認を求める手続をいう。

(8)　文書担当課　事務局にあっては、総務課、消防部局にあっては消防本部総務課、教育委員会にあっては教育委員会事務局をいう。

(9)　保管文書　文書担当課に引き継ぐまでの間、主務課等において保管する文書又は特別な事由により保存期間の終了するまで主務課等において保管する文書をいう。

(10)　保存文書　主務課等から引き継いだ文書で、文書担当課において保存するものをいう。

(11)　議案　組合議会に提出する認定案、報告、狭義の議案及び発議案をいう。

(12)　往復文書　一般文書のうち行政機関相互間又は行政機関と一般住民との間において特定の事項について往復の形をとる文書をいう。

(1)　文書の審査に関すること。(人事その他秘密を要すると認められる文書を除く。)

(2)　文書担当課から配布される文書の収受、配布及び文書の発送手続に関すること。

(3)　電子メール及びファクシミリ等通信回線(以下「通信回線」という。)による文書の受信及び送信に関すること。

(4)　文書及び文書に係る帳票等の点検及び整理に関すること。

(5)　課等の文書の処理状況の調査及び処理状況の促進に関すること。

(6)　保管文書の引継ぎに関すること。

(7)　前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(1)　例規文書

(2)　公示文書

(3)　令達文書

(1)　照会　相手方に対し事実、意見等について回答を求めるもの

(2)　回答　照会、協議等に対して一定の意思又は事実を相手方に返答するもの

(3)　通知　特定の相手方に対してある一定の事実、処分又は意思を伝達するもの

(4)　依頼　ある一定の事実行為を特定の相手に求めるもの

(5)　送付　通知行為の一種であり、物品や書類を送る場合に用いるもので通常送り状と呼ばれる。

(6)　通達　上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司がその所属職員に対し職務運営上の細目的事項、法令の解釈、行政運営の方針等を指示し、その他一定の行為を命ずるもの

(7)　報告　法令、契約等に基づく義務を前提として対等若しくは上級の行政機関又は委任者に対して一定の事実、経過等を知らせるもの

(8)　申請・願　行政機関に対して又は下級行政機関が上級行政機関に対して許可、認可その他一定の行為を求めるもの

(9)　進達　住民から提出された申請又は願等を上級行政機関に取り次ぐもの

(10)　副申　申請書等を上級行政機関に進達する場合に、経由機関が自己の意見を述べるもの

(11)　諮問　一定の機関に対し法令上定められた事項について意見を求めるもの

(12)　答申　諮問を受けた機関がその諮問事項について調査、審議して意見を述べるもの

(13)　協議　法令等の規定に基づき、他の行政機関、団体、個人等に相談し、その了承を得るためのもの

(14)　建議　附属機関等がその属する行政機関や他の機関に対して将来の行為に対しての意見や希望を自発的に申し出るもの

(15)　上申(具申)及び内申　上申(具申)は、職員又は下級行政機関が上司又は上級行政機関に対して意見、事実等を申し述べるもの。内申は、上申と同様の意味に扱われるが、特に人事関係や秘密の扱いを要する事項を願い出る場合に用いる。

(16)　届　一定の事項を行政機関に届け出る場合に発するもの

(17)　復命　上司から命令された用務の結果について報告するもの

(18)　証明　特定の事実、法律関係その他を公に証明するもの

(19)　供覧　上司に参考までに閲覧に供するもの

(20)　回覧　職員相互に見せ合うもの

(21)　辞令　職員の身分に関し、任命権者から本人に交付するもの

(22)　伺　特定の事項について、上司の意思決定を受けるもの

(23)　その他

(1)　対内文書　機関及び課等並びに機関相互において収発する文書

(2)　対外文書　前号以外の文書

(1)　法令の規定により当該文書を縦書きと定めている文書

(2)　官公署が当該文書を縦書きと定めている文書

(3)　賞状、祝辞その他これらに類する文書

(4)　前3号に掲げるもののほか、縦書きによることが適当と認められる文書

(1)　文書記号は、別表第1に定めるとおりとし、文書番号は、文書処理の年度又は暦年ごとに更新する各課等ごとの一連番号をもって表示するものとする。ただし、軽易な文書については、一連番号によらずに「号外」の文字を付して処理することができる。

(2)　秘密に扱う文書又は証明文は、文書記号の次に「秘」又は「証」の文字を付するものとするが、証明文のうち主務機関、課等及び係名が明らかに分かる証明文については、「証」の文字のみを付して処理することができる。

(3)　同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いるものとし、必要があれば当該番号に枝番号を付することができる。

(4)　日付は、特に指定のあるものを除き、当該文書の施行日とする。

(5)　文書の完結までに数年度又は数年を要するときは、文書記号の前に当該文書の発生した年度又は年を意味する数字を付する。

(1)　収受文書のうち自課等に係る文書

(2)　申告、申請、届、願及びこれらに類する文書で関係人が直接関係課等へ提出した文書

(3)　職員が出張先で受領した文書

(4)　執務時間外に到着した文書

(5)　通信回線により受信した文書

(1)　収受文書は、各課等ごとに区分したうえで、文書担当課備付けの文書配布棚又は直接配布により各課等ごとに配布する。

(2)　親展文書、秘密扱いの表示のある文書その他これらに類する文書は、閉封のまま封筒又は荷札等に収受印を押し、特殊文書処理簿(別記第3号様式)に所要事項を記載のうえ直接名宛人(管理者宛てのものは事務局長)に配布し、その受領印を得るものとする。ただし、親展文書の表示があっても、文書担当課長が明らかに軽易なものと判断したときは、そのまま文書配布棚により配布することができる。

(3)　書留、簡易書留、内容証明、配達証明、特別送達及び電報等は、特殊文書処理簿に所要事項を記載のうえ各課等の文書主任又は名宛人に直接配布し、その受領印を得る。

(4)　前2号の収受文書のうち配布先が不明の収受文書については、開封し、及び配布先を確認するものとする。

(5)　請願、訴訟、審査請求書、債権差押通知書及び債権譲渡通知書等その収受の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書の配布については、特殊文書処理簿に所要事項のほか収受の日時を明確に記入して文書担当課の取扱者の確認印を押した後、主務課等の文書主任の受領印を得る。

(6)　有価証券及び金券(郵便切手、現金、為替、収入印紙等)が添えられている文書は、収受印を押し、金券処理簿(別記第4号様式)に所要事項を記載した後名宛人又は文書主任に配布し、その受領印を得る。

(7)　文書を配布するときは、原則として当該文書に封筒等を添付して行うものとする。

(1)　起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するもの

(2)　上司に文書の内容の迅速な伝達を必要とするもの

(3)　事務の性質によりその処理に長期の日時を要すると認められるもの

(1)　起案者が組合の意思決定の責任を分担するという意識を持ち、回議又は合議中に他の決裁担当者が修正してくれるであろうという安易な意識をもたないこと。

(2)　事案のうち特に重要な事案について起案しようとするときは、あらかじめ上司の処理方針を確認したうえで起案する。

(3)　文書が施行されれば、その内容は組合の意思として公信力を有するに至るので正確に、簡潔に及び平易に書き、誤解を生じないように注意する。

(1)　処理案が軽易なものに係る起案は、文書の余白を用いて処理することができる。

(2)　処理案が定例的なものに係る起案は、所定の帳票を用いて起案することができる。

(3)　前2号に掲げるもののほか、別に定めのあるものに係る起案は、その定めるところにより起案する。

(1)　文書は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、文書の分類及び保存年限が同一の性質であれば同時に起案することができる。

(2)　書体は、楷書による。

(3)　結論は、なるべく先に、理由は後にし、また、箇条書にするなど分かりやすい表現に努める。

(4)　原議の作成は、コンピュータ又はペンを使用し、容易に消失しないものによること。

(5)　原議を訂正しようとするときは、その誤記の部分に横線を引いて訂正者の認印を押し、その上部(縦書きの場合は右側)に正当な文字を書く。

(6)　原議には、回議又は合議先においてその内容の理解と判断を容易にするために起案理由、処理経過などを記載するとともに、必要に応じて根拠法令、通達その他の参考資料を添付する。

(7)　同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、完結に至るまで関係書類を添付する。ただし、要領を記して添付を省略できる文書については、この限りでない。

(8)　起案が長文にわたり、起案用紙(甲)のみでは書ききれないときは、起案用紙(乙)を用い、これに続けて起案文を記入し、以後もこれを繰り返す。

(9)　伺文の作成については、起案理由、案文の順序による。ただし、案文において起案理由を表現してある場合又は定例的な文書で軽易なものは、起案理由を省略することができる。

(10)　事案について経費を伴う場合は、経費及び支出科目を明記する。

(1)　原議は、原則として左とじとする。縦書きの文書を添付する場合で左に余白のあるものについても同様とするが、左に余白のないものは裏とじ(背中合わせ)とする。

(2)　2枚以上にわたる原議は、金属針、とじひも又はこより等でとじる。

(3)　添付書類で小さいものは中央で左方をそろえ、又は起案書大の用紙の中央部に貼ってつづる。

(4)　地図、図面等は、適宜袋に入れてつづる。

(5)　起案関係書類をとじる順序は、上から順に起案用紙、起案に直接関係する文書(通達等)、その他の参考資料とする。

(1)　原議の内容が重要なもの又は緊急を要するものは、付せんを貼る。

(2)　編冊番号は、検索の便に資するため文書目次を付ける必要のある場合、編さんの順に基づく番号を付する。

(3)　文書分類欄には、別表第2に掲げる部署コード番号と文書分類表により分類した大分類及び中分類に応じたコード番号を組み合わせたもの(以下「分類コード」という。)を記入する。

(4)　編冊書名欄には、原議の完結後当該文書が収納される個別フォルダー(以下「フォルダー」という。)のタイトルを記入する。

(5)　保存期間欄には、当該文書の保存期間に応じて○(丸印)を付ける。

(6)　文書記号・番号欄には、公示令達文書にあっては当該文書の種別ごとの文字及び暦年又は年度による一連の文書番号を、一般文書にあっては文書記号及び年度又は暦年による一連の文書番号を記入する。

(7)　決裁区分欄には、当該事案に係る最終決裁権者(その権限の受任者又は専決権限を有する者を含む。以下同じ。)の職名を書く。

(8)　起案欄には、起案を行った年月日を記入する。

(9)　決裁欄には、最終決裁権者による決裁の完結した日を記入する。

(10)　施行欄には、決定された意思を外部に表示した年月日を施行後に記入する。

(11)　開示区分欄には、当該文書について行政文書開示請求があった場合は長生郡市広域市町村圏組合情報公開条例(平成29年長生郡市広域市町村圏組合条例第1号)に基づく開示区分に応じて○(丸印)を付ける。

(12)　不開示理由欄には、開示区分欄において部分開示又は不開示とした理由を、長生郡市広域市町村圏組合情報公開条例第7条各号のうち該当する号数を全て記入する。

(13)　決裁欄に表示された職名以外に必要な職名が必要なときは、随時追加表記するものとし、また、決裁を要しない職についてはその下部に斜線を引く。

(14)　合議の方法は、第5章に定めるところによるが、合議先の職名の記載の仕方は、左から上席順とする。

(15)　起案者部課名及び起案者職氏名欄には、起案者の所属する部課名並びに起案者の職名及び氏名を書き、認印を押す。

(16)　原議は、主務係長(これに相当する職を含む。)の決裁後、文書主任の審査を受けるものとし、審査が終了したときは、文書主任欄に文書主任の認印を押す。

(17)　最終決裁権者の決裁を終えた原議(以下「決裁文書」という。)は、原則として起案者が浄書しなければならない。この場合において、浄書欄に浄書者の認印を押す。

(18)　前号において浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。この場合において、照合欄に照合した者の認印を押す。

(19)　公印承認欄には、公印の押印を必要とする文書につき、それぞれの公印管守者の認印を押す。

(20)　宛名欄には、対外文書の場合、例えば「知事」又は「○○市長宛て」などのように表記する。ただし、対内文書の場合は、この欄の記載を原則として省略する。

(21)　発信名欄には、文書の施行名義人、例えば管理者、事務局長などのようにその職名を書く。

(22)　件名は、処理する事案を簡潔に、例えば「長生郡市広域市町村圏組合財務規則の説明会の開催について」などと書く。

(23)　伺い文の欄には、原議の案文の内容について決裁担当者の意見を伺うために起案者の意思が表明されるが、それぞれの文書の性質に応じた文言(例、照会、回答等)を付記する。この場合必要に応じて起案の目的、理由、根拠法令、処理方針及び処理経過等を記載するものとする。

(24)　文書を施行する場合、案文は、起案文の文体を成すものであるので、次に掲げるところに留意するもののほかこの規程の定めるところに従って書く。

(1)　形式的観点

(2)　法的観点

(3)　行政的観点

(4)　財政的観点

(1)　同一の課等内において他の係に関係あるものは、主務係長(室にあっては、室長)の決裁後、他の係に合議をして課長等の決裁を得る。

(2)　同一の機関内で他の課等に関係あるものは、前号に定める手続を経た後、関係課等へ合議する。

(3)　他の機関及び課等に関係あるものは、前2号に定める手続を経て、主務機関の長の決裁を得た後、関係機関及び課等へ合議する。

(4)　前3号の場合において関係機関、課等及び係が複数あるとき、その合議の順序は、当該事案の親疎によって定める。

(5)　他の課等へ合議する場合の合議先は、原則として課長等(これに相当する職を含む。)職にある者に行い、その承認印を得るものとする。ただし、課長等は、必要と認めた場合、課長補佐又は係長(これらに相当する職を含む。)職にある者に閲覧させ、又はこれらの者の承認印を求めることができる。

(1)　議案

(2)　公示令達文書(達及び指令を除く。)

(3)　不服申立て(審査請求を含む。)及び争訟に関する文書

(4)　私権の得喪変更に関する文書

(5)　前各号に掲げるもののほか、管理者名をもって発する重要な文書で事務局総務課長が審査を要すると認めたもの

(6)　法令の解釈及び運用に関する文書

(7)　管理者名をもって発する式辞、施政方針、挨拶、表彰等に関するもの(軽易なもの及び例文的なものを除く。)

(1)　認定案　一般会計、特別会計の順

(2)　報告　事案の発生順又は決裁の完結順の専決処分の承認

(3)　狭義の議案

(1)　発信先が多数でかつ内容が軽易な文書

(2)　案内状、礼状、挨拶状等の書簡文書

(3)　対内文書

(4)　諸規程又は諸資料の送付状

(5)　前各号に掲げるもののほか、文書担当課長が軽易なものと認めた文書

(1)　事務局と出先機関又は各機関若しくは各課等相互間の送付に係る文書

(2)　官公庁に発送する文書で発送に緊急を要し、又は口頭による説明を要するなど郵送によることが適当でない文書

(3)　自治会長等に随時一括して送付する文書

(4)　相手方が受領したことの確認を得る必要がある文書のうち、その受領印を徴しておく必要のある文書

(5)　前各号に掲げるもののほか、使送による方が適当な文書

(1)　文書はフォルダーに挟み、分類ごとにフォルダーボックスに収納しておくものとする。ただし、帳票その他フォルダーによることが困難又は不適当と認められる文書については、他の方法により整理することができる。

(2)　フォルダーには、年度又は暦年ごとに小分類ごとの文書を収納するものとする。

(3)　フォルダーの使用にあたっては、第49条の規定により保存年限ごとに色分けしたフォルダーラベルを貼付するとともに、タイトル名、年度又は暦年及び分類コード番号等所要事項を記入する。

(4)　年度又は暦年を超えて処理した文書については、当該文書の完結した年度又は暦年に編さんする。ただし、前年度の会計伝票類で出納閉鎖日までのものは、前年度に編さんする。

(1)　事務事業の性質及び過去の例からみて更に保存の必要があるかどうか。

(2)　将来予想できない異例の事件又は事情を理由とする期限の延長は、認めない。

(3)　参考資料又は前例として参照する程度のものは、保存を要する文書としない。

(4)　他の課等と同一又は類似の事務については、保存年限を統一する。