○長生郡市広域市町村圏組合公立長生病院文書管理規程
平成23年4月1日
病院事業管理規程第7号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書の取扱いについて必要な事項を定めることにより、文書事務の能率化及び適正化を図ることを目的とする。
(1) 課 課、科、病棟、室及びセンターをいう。
(2) 課長 前号に掲げる課、科、病棟、室及びセンターの長をいう。
(3) 回議 起案文書について、起案者の直属の上司又は関係部、課、係を経て決裁権者の意見又は承認を得る手続をいう。
(4) 合議 起案内容が他の部、課、係にも関連がある場合に、起案文書を当該部、課、係の関係者に回付して、その意見又は承認を求める手続をいう。
(5) 文書担当課 事務部総務課をいう。
(6) 保管文書 文書を課の事務室内のファイリング・キャビネット等一定の場所に収納しておくことをいう。
(7) 保存文書 文書庫等を原則として事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(8) 議案 組合議会に提出する認定案、報告、狭義の議案及び発議案をいう。
(9) 往復文書 一般文書のうち行政機関相互間又は行政機関と一般住民との間において特定の事項について往復の形をとる文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書事務は、適正かつ迅速に行うとともに、その処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(文書担当課長の職務)
第4条 第2条第3号に規定する文書担当課の長(以下「文書担当課長」という。)は、文書(これに類する物品等を含む。以下同じ。)の収受、配布、発送及び保存等文書に関する事務を統理する。
2 文書担当課長は、必要と認めたときは、各課に対してその文書の処理状況について調査を行うとともに、その結果に基づき必要な措置を講ずることができる。
(文書主任)
第5条 各課に文書主任を置き、文書主任は当該課長が指名する。
2 前項の規定により、課長が指名したときは、その職及び氏名を文書担当課長に通知するものとする。
(文書主任の職務)
第6条 文書主任は、課長の命を受けて、当該課における次の各号に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の審査に関すること。(人事その他秘密を要すると認められる文書を除く。)
(2) 文書担当課から配布される文書の収受、配布及び文書の発送手続に関すること。
(3) 文書及び文書に係る帳票等の点検及び整理に関すること。
(4) 課の文書の処理状況の調査及び処理状況の促進に関すること。
(5) 保管文書の引継ぎに関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
2 文書主任が不在のときは、課長がその事務を取扱う。
(文書の種類)
第7条 文書の種類は、公示令達文書及び一般文書とする。
2 公示令達文書は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 例規文書
イ 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき制定するもの
ロ 規則 法第15条の規定に基づき制定するもの
(2) 公示文書
イ 告示 法令に告示する旨の規定がある場合及び法令に告示する旨の規定はないが、法令又は権限に基づいて処分又は決定した事項を広く一般に知らせるもの
ロ 公告 一定の事実行為を広く一般に周知するために公示するもので告示以外のもの
(3) 令達文書
イ 規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定に基づき病院事業管理者(以下「管理者」という。)が制定するもの
ロ 訓令(甲) 管理者が、職員に対してその職務を指揮するために発する命令で規程形式をとるもの
ハ 訓令(乙) 管理者が、職員に対してその職務を指揮するために発する命令で規程形式をとらないもの
ニ 達 管理者が、その権限に基づき、一方的に特定の個人、団体等に対して、特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は既に与えた許可、認可等の行政処分を取り消す場合に発するもの
ホ 指令 管理者が、その権限に基づき、個人又は団体からの申請その他の要求に対して指示し、若しくは命令し、又は許可、認可等の行政処分を行う場合に発するもの
3 一般文書は、概ね次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 照会 相手方に対し事実、意見等について回答を求めるもの
(2) 回答 照会、協議等に対して一定の意思又は事実を相手方に返答するもの
(3) 通知 特定の相手方に対してある一定の事実、処分又は意思を伝達するもの
(4) 依頼 ある一定の事実行為を特定の相手に求めるもの
(5) 送付 通知行為の一種であり、物品や書類を送る場合に用いるもので通常送り状とよばれる
(6) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司がその所属職員に対し職務運営上の細目的事項、法令の解釈、行政運営の方針等を指示し、その他一定の行為を命ずるもの
通達のうち管理者から命を受けた事項を自己の名で発するものを依命通達という。
(7) 報告 法令、契約等に基づく義務を前提として対等若しくは上級の行政機関又は委任者に対して一定の事実、経過等を知らせるもの
(8) 申請・願 行政機関に対して又は下級行政機関が上級行政機関に対して許可、認可、その他一定の行為を求めるもの
(9) 進達 住民から提出された申請、願等を上級行政機関に取り次ぐもの
(10) 副申 申請書等を上級行政機関に進達する場合に、経由機関が自己の意見を述べるもの
(11) 諮問 一定の機関に対し法令上定められた事項について意見を求めるもの
(12) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について調査、審議して意見を述べるもの
(13) 協議 法令等の規定に基づき、他の行政機関、団体、個人等に相談し、その了承を得るためのもの
(14) 建議 附属機関等がその属する行政機関や他の機関に対して将来の行為に対しての意見や希望を自発的に申し出るもの
(15) 上申(具申)及び内申 上申(具申)は、職員又は下級行政機関が上司又は上級行政機関に対して意見、事実等を申し述べるもの。内申は、上申と同様に意味に扱われるが、特に人事関係や秘密の扱いを要する事項を願い出る場合に用いる。
(16) 届 一定の事項を行政機関に届け出る場合に発するもの
(17) 復命 上司から命令された用務の結果について報告するもの
(18) 証明 特定の事実、法律関係その他を公に証明するもの
(19) 供覧 上司に参考までに閲覧に供するもの
(20) 回覧 職員相互に見せ合うもの
(21) 辞令 職員の身分に関し、任命権者から本人に交付するもの
(22) 特定の事項について、上司の意思決定を受けるもの
(23) その他
イ 契約書 契約の成立を証するため、当事者間において取り交わすもの
ロ 議案 議会の議決又は承認を得るため議会に提出されるもの
ハ 表彰状 特定の個人又は団体の善行等を賞揚し、これを一般に顕彰するもの
ニ 感謝状 事務の遂行に援助又は協力をした者に感謝の意を表すために交付するもの
ホ 賞状 展覧会等に出品した作品が優秀である場合又は学生等の成績が優れている場合などにこれを賞するために交付するもの
ヘ 書簡文 儀礼的なものとして出す案内状及び礼状
ト あいさつ文 式典などに際し、主催者又は来賓等として述べる式辞及び祝辞等
チ 請願書 請願権に基づき、国又は地方公共団体の機関に対して意見又は希望を表明するもの
リ 陳情書 公の機関に対し、特定の事項について適当な措置を講ずることを要求してその実情を訴えるもの
ヌ 行政不服等文書 行政に関する審査請求等に関するもので審査請求書、裁決書及び決定書等
ル その他職員が職務上作成する文書及び図面
4 一般文書は、次の各号のとおり区分して取扱うものとする。
(1) 対内文書 部及び課並びに機関相互において収発する文書
(2) 対外文書 前号以外の文書
(文書の横書き)
第8条 文書の形式は、次の各号に掲げるものを除き、左横書きとする。
(1) 法令の規定により当該文書を縦書きと定めている文書
(2) 官公署が当該文書を縦書きと定めている文書
(3) 賞状、祝辞その他これらに類する文書
(4) 前各号に掲げるもののほか、縦書きによることが適当と認められる文書
(文書の処理年度等)
第9条 文書の処理年度は、公示令達文書にあっては暦年により、一般文書にあつては会計年度による。ただし、一般文書のうち文書担当課長が特に必要と認めた文書は、暦年によることができる。
(公示令達文書の記号及び文書番号)
第10条 公示令達文書は、文書の種別ごとに「長生郡市広域市町村圏組合病院事業」の文字(条例及び規則については、「長生郡市広域市町村圏組合」の文字)を冠した後に当該文書の種別ごとの文字及び暦年による一連の文書番号を次の例により表記しなければならない。
(例)
条例 長生郡市広域市町村圏組合条例第 号
規則 長生郡市広域市町村圏組合規則第 号
規程 長生郡市広域市町村圏組合病院事業管理規程第 号
告示 長生郡市広域市町村圏組合病院事業告示第 号
公告 長生郡市広域市町村圏組合病院事業公告第 号
訓令 長生郡市広域市町村圏組合病院事業訓令第 号
達 長生郡市広域市町村圏組合病院事業達第 号
指令 長生郡市広域市町村圏組合病院事業指令第 号
2 前項に規定する文書の種別ごとの一連の文書番号は、起案文書(以下「原議」という。)の決裁後、事務部総務課長が付するものとする。ただし、条例及び規則については、事務局総務課長が付するものとする。
(一般文書の文書記号及び文書番号等)
第11条 一般文書には、辞令、書簡文、表彰状等及び慣例により文書記号及び文書番号を必要としないものを除き、次の各号の定めるところにより年度(暦年によるものは年)、文書記号、文書番号及び日付を付さなければならない。
(1) 文書記号は、別表第1に定めるとおりとし、文書番号は、文書処理の年度又は暦年ごとに更新する各課ごとの一連番号をもつて表示するものとする。ただし、軽易な文書については、一連番号によらずに「号外」の文字を付して処理することができる。
(2) 秘密に扱う文書又は証明文は、文書記号の次に「秘」又は「証」の文字を付するものとするが、証明文のうち主管部、課、係名が明らかに分かる証明文については、「証」の文字のみを付して処理することができる。
(3) 同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いるものとし、必要があれば当該番号に枝番号を付することができる。
(4) 日付は、特に指定のあるものを除き、当該文書の施行日とする。
(5) 文書の完結までに数年度又は数年を要するときは、文書記号の前に当該文書の発生した年度又は年を意味する数字を付する。
2 前項の規定にかかわらず対内文書については、重要な文書を除き、文書記号及び文書番号を省略するものとする。
3 一般文書の文書番号は、文書担当課長が付するものとする。ただし、第13条第2項に規定する文書は、各課長が付するものとする。
2 課長は、その課に属する文書の分類又は編冊書名に変更又は追加の事由が生じたときは、速やかに文書担当課長に申し出るものとする。
第2章 文書の収受及び配布等
(文書収受)
第13条 各課に到着した文書(以下「収受文書」という。)は、次の各号に掲げるものを除き、すべて文書担当課において直接収受する。
(1) 収受文書のうち自課にかかる文書
(2) 申告、申請、届、願及びこれらに類する文書で関係人が直接関係課へ提出した文書
(3) 職員が出張先で受領した文書
(4) 執務時間外に到着した文書
(2) 親展文書、秘密扱いの表示のある文書その他これらに類する文書は、閉封のまま封筒又は荷札等に収受印を押し、特殊文書処理簿(別記第3号様式)に所要事項を記載のうえ直接名あて人(長生郡市広域市町村圏組合管理者あてのものは事務部長)に配布し、その受領印を得るものとする。ただし、親展文書の表示があつても、文書担当課長が明らかに軽易なものと判断したときは、そのまま文書配布棚により配布することができる。
(3) 書留、簡易書留、内容証明、配達証明、特別送達及び電報等(以下「特殊郵便物」と総称する。)は、閉封のまま封筒等の余白に収受印を押し、特殊文書処理簿に所要事項を記載のうえ各課の文書主任又は名あて人に直接配布し、その受領印を得る。
(4) 前2号の収受文書のうち配布先が不明の収受文書については、開封し、及び封筒等の余白に収受印を押して、当該文書に封筒等を添えて処理するものとする。
(5) 請願、訴訟、異議申立書、債権差押通知書及び債権譲渡通知書等その収受の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書の配布については、特殊文書処理簿に所要事項のほか収受の日時を明確に記入して文書担当課の取扱者の確認印を押した後、主務課の文書主任の受領印を得る。
(6) 有価証券及び金券(郵便切手、現金、為替、収入印紙等)が添えられている文書は、収受印を押し、金券処理簿(別記第4号様式)に所要事項を記載した後、名あて人又は文書主任に配布し、その受領印を得る。
(7) 文書を配布するときは、原則として当該文書に封筒等を添付して行うものとする。
(郵便料不足の処理)
第15条 料金の不足又は未納の郵便物は、官公署から送付されたもの及び文書担当課長が必要と認めたものに限り、当該不足又は未納金額を納付して、これを受け取ることができる。
(誤配郵便物の取扱い)
第16条 収受文書で誤つて配達された文書は、文書担当課において郵便差出箱に差し入れ、又は最寄りの郵便局に通知するものとする。
(複数の課に関係する文書の取扱い)
第17条 2以上の課に関係のある文書は、関係の最も深い課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでないときは、文書担当課長が事務分掌を定める担当課長と協議して配布すべき課を定めるものとする。
2 各課長は、他の課に関連する文書の配布を受けたときは、関係課長に速やかに回覧するか又はその写を送付しなければならない。
3 2以上の課に関係する文書は、関係の最も深い課において処理案を起案するものとする。
(所管に属さない文書の処理)
第18条 文書主任は、文書担当課から配布を受けた文書のうち自課の所管に属さない文書があるときは、各課相互に転送することなく当該文書を直ちに文書担当課に返付しなければならない。
(即日配布)
第19条 収受文書は、すべて即日に配布するものとする。ただし、やむを得ない場合は厳重に保管し、その日後最も近い勤務日に直ちに配布しなければならない。
第20条 各所属に到着した文書の収受及び配布等については、この章の規定に準じて当該所属長の指示するところによつて行うものとする。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第21条 文書の処理は、課長の命を受けて、文書主任が中心となつて絶えず適切かつ迅速な処理に留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
2 文書主任は、文書担当課から文書の配布を受けたときは、当該文書の収受印欄の必要事項を記入し、又は担当者に記入させ、かつ、文書処理簿(別記第5号様式)に担当者をして必要事項を記入させるものとする。ただし、1年保存文書若しくは往復文書でない文書又は重要と認められない文書については、文書処理簿への記載を省略することができる。
(文書の処理期限)
第22条 収受した文書は、速やかに処理するようにしなければならない。
2 報告又は回答を要する文書で期限の指定のあるものは、必ず指定期限までに相手方に到着するように処理しなければならない。ただし、その期間内に処理することができないと認められるときは、予めその理由を付して期日の変更又は猶予を求めるものとする。
(文書の供覧)
第23条 収受した文書のうち次の各号の一に該当する文書は、当該文書の上部余白に「供覧」の文字を表示して、速やかに上司に供覧しなければならない。
(1) 起案による処理を必要とせず、単に供覧によつて完結するもの
(2) 上司に文書の内容の迅速な伝達を必要とするもの
(3) 事務の性質によりその処理に長期の日時を要すると認められるもの
第4章 文書の起案
(起案の原則及び方式)
第24条 文書を起案するときは、次の各号に掲げるところに従つて行うものとする。
(1) 起案者が組合の意思決定の責任を分担するという意識を持ち、回議又は合議中に他の決裁担当者の課長が修正してくれるであろうという安易な意識をもたないこと。
(2) 事案のうち特に重要な事案について起案しようとするときは、予め上司の処理方針を確認したうえで起案する。
(3) 決裁担当者の立場に立ち、決裁担当者がその内容を容易に理解できるように起案理由、関係法令、予算などの関係資料を添付する。
(4) 文書が施行されれば、その内容は組合の意思として公信力を有するに至るので正確に、簡潔に及び平易に書き、誤解を生じないように注意する。
(1) 処理案が軽易なものに係る起案は、文書の余白を用いて処理することができる。
(2) 処理案が定例的なものに係る起案は、所定の帳票を用いて起案することができる。
(3) 前各号に掲げるもののほか、別に定めのあるものに係る起案は、その定めるところにより起案する。
(起案の要領)
第25条 文書の起案に当たつては、この規程及びその他特別の定めがあるもののほか、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文書は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、文書の分類及び保存年限が同一の性質であれば同時に起案することができる。
(2) 書体は、かい書又は硬い行書による。
(3) 結論は、なるべく先に、理由は後にし、また、箇条書にするなど分かり易い表現に努める。
(4) 原議は、黒又は青インク又はボールペンで記載する。
(5) 原議を訂正しようとするときは、その誤記の部分に横線を引いて訂正者の認印を押し、その上部(縦書きの場合は右側)に正当な文字を書く。
(6) 原議には、回議又は合議先においてその内容の理解と判断を容易にするために起案理由、処理経過などを記載するとともに、必要に応じて根拠法令、通達その他の参考資料を添付する。
(7) 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、完結に至るまで関係書類を添付する。ただし、要領を記して添付を省略できる文書については、この限りでない。
(8) 起案が長文にわたり、起案用紙(甲)のみでは書ききれないときは、起案用紙(乙)を用い、これに続けて起案文を記入し、以後もこれを繰り返す。
(9) 伺文の作成については、起案理由、案文の順序による。ただし、案文において起案理由を表現してある場合又は定例的な文書で軽易なものは、起案理由を省略することができる。
(10) 事案について経費を伴う場合は、経費及び支出科目を明記する。
(原議のとじ方)
第26条 原議のとじ方は、次の各号の定めるところによる。
(1) 原議は、原則として左とじとする。縦書きの文書を添付する場合で左に余白のあるものについても同様とするが、左に余白のないものは裏とじ(背中合わせ)とする。
(2) 2枚以上にわたる原議は、金属針、とじひも又はこより等でとじる。
(3) 添付書類で小さいものは中央で左方をそろえ、又は起案書大の用紙の中央部に貼つてつづる。
(4) 地図、図面等は、適宜袋に入れてつづる。
(5) 起案関係書類をとじる順序は、上から順に起案用紙、起案に直接関係する文書(通達等)、その他の参考資料とする。
(起案用紙による起案細目)
第27条 起案用紙の記載に当たつては、次の各号に掲げるところにより行うものとする。
(1) 原議の内容が重要なものは青色の付せんを、緊急を要するものは赤色の付せんを貼る。
(2) 編冊番号は、検索の便に資するため文書目次を付ける必要のある場合編さんの順に基づく番号を付する。
(3) 文書分類欄には、別表第2に掲げるコード番号と文書分類表により分類した大分類及び中分類に応じたコード番号を組み合わせたもの(以下「分類コード」という。)を記入する。
(4) 編冊書名欄には、原議の完結後当該文書が収納される個別フォルダー(以下「フォルダー」という。)のタイトルを記入する。
(5) 保存期間欄には、当該文書の保存期間に応じて○(丸印)を付ける。
(6) 文書記号・番号欄には、起案課ごとの文書記号及び一般文書の年度又は暦年による一連の文書番号を記入する。
(7) 決裁区分欄には、当該事案に係る最終決裁権者(その権限の受任者又は専決権限を有する者を含む。以下同じ。)の職名を書く。
(8) 次に掲げる文書は、それぞれに掲げる表示を特殊取扱表示欄に記入する。
イ 例規文書 例規
ロ 公示文書 公示
ハ 令達文書 令達
ニ 議案 議案
ホ 秘密文書 秘密
ヘ 親展文書 親展
ト 官報又は県報に登載する文書 官報、県報
チ その他の特殊文書等 書留、簡易書留、内容証明、配達証明、特別送達、電報、ハガキ、公印省略
(9) 起案欄には、起案を完了した年月日を記入する。
(10) 決裁欄には、最終決裁権者による決裁の完結した日を記入する。
(11) 施行欄には、決定された意思を外部に表示した年月日を施行後に記入する。
(12) 完結欄には、事案が最終的に完結した年月日を記入する。
(13) 決裁欄に表示された職名以外に必要な職名が必要なときは、随時追加表記するものとし、また、決裁を要しない職についてはその下部に斜線を引く。
(14) 合議の方法は、第5章に定めるところよるが、合議先の職名の記載の仕方は、左から上席順とする。
(15) 起案者部課名及び起案者職氏名欄には、起案者の所属する部課名並びに起案者の職名及び氏名を書き、認印を押す。
(16) 原議は、決裁後、文書主任の審査を受けるものとし、審査が終了したときは、文書主任欄に文書主任の認印を押す。
(17) 浄書欄には、浄書者の認印を押す。
(18) 校合欄には、校合を浄書者と浄書者以外の者が行つたときは、浄書者以外の者の認印を押す。
(19) 公印承認欄には、公印の押印を必要とする文書につき、それぞれの公印管守者の認印を押す。
(20) あて名欄には、対外文書の場合、例えば「知事」又は「○○病院長あて」などのように表記する。ただし、対内文書の場合は、この欄の記載を原則として省略する。
(21) 発信名欄には、文書の施行名義人、例えば病院事業管理者などのようにその職名を書く。
(22) 件名は、処理する事案を簡潔に、例えば「長生郡市広域市町村圏組合病院事業会計規程の説明会の開催について」などと書く。
収受文書に係る件名は、原則として収受文書に表記されていた標題と同一とする。
(23) 伺い文の欄には、原議の案文の内容について決裁担当者の意見を伺うために起案者の意思が表明されるが、それぞれの文書の性質に応じた文言(例、照会、回答等)を付記する。この場合必要に応じて起案の目的、理由、根拠法令、処理方針及び処理経過等を記載するものとする。
(24) 文書を施行する場合、案文は、起案文の文体をなすものであるので、次に掲げるところに留意するもののほかこの規程の定めるところに従つて書く。
イ 文書の書出しは、「このことについて」又は「………で照会のあつたこのことについて」などのように書くことを原則とし、「標記について」又は「上記について」などという書き方は、できるだけ避ける。ただし、起案の内容によつては、「このことについて」を省いて直接要件に入つてもよい。
ロ 件名の末尾に「(照会)」又は「(回答)」などを付記したときは、案文中には重複を避けるため「照会(回答)します。」などと書かないで「下記(次の)とおりです。」などとする。
ハ 箇条書の場合で「記」書きをするときは、本文中に「下記について」又は「下記のとおり」などとし、また本文中に「次のとおり」とするときは、「記」を省略するなど本文と内容とが一致するように書く。
ニ あてが複数で案文中の一部の言葉を変更して施行するときは、当該変更部分を( )でくくり、変更した文書については、案文の下段に「注」として「( )の部分は○○あての分は除く。」などと書いておき、あて先ごとの文書を明瞭に区分する。
また、案文が全く異なる場合には、「案の1」、「案の2」などとして、それぞれ独立した案文を書く。
ホ 案文は、直ちに施行できるように別紙に記載してもよい。
(文書主任の審査)
第28条 各課の文書主任は、定例又は軽易な文書を除き、決裁に先立つて適正な文書が施行されるよう原議の形式、構成及び内容等について審査するものとし、その審査が終了したときに原議の所定欄に認印を押す。
(文書の審査基準)
第29条 文書主任及び決裁担当者が原議を審査するに当たつては、次の各号に掲げる観点ごとにそれぞれに掲げるところに従つて行うものとする。
(1) 形式的観点
イ 事務の所管に間違いはないか
ロ 合議関係部、課、係の選択に誤りはないか
ハ 決裁区分に誤りはないか
ニ 発信者名及び受信者名は適切か
ホ 文体、用字は適切か
ヘ 施行の時期及び方法は適切か
ト 原議に記載すべきことはすべて網羅され、かつ、正しく記載されているか
チ 文書の添付又は参考事項の記載は適切か
リ 文書のつづり方は適切か
(2) 法的観点
イ 内容が条例、規則、規程、告示、公告、訓令、達、指令その他いかなる種類の公文書で定められるべきか
ロ 許可、認可、承認などを要する事項について法定の要件を満たしているか
ハ 議会の議決事項ではないか。議決事項であれば議決を経ているか
ニ 期限、条件等を満たしているか
ホ 時効にかかつていないか
ヘ 法令、通達などに違反していないか
ト 法定の経由機関を経由しているか
(3) 行政的観点
イ 公共の福祉に反しないか
ロ 裁量は適当か(他の案はないか。前例とならないか)
ハ 対外的な影響はあるか
ニ 慣例や前例はどうなつているか。また、これらにとらわれすぎていないか
ホ 処理が時宜を得ているか
ヘ 必要時効が漏れていないか
(4) 財政的観点
イ 予算上の措置を必要としないか
ロ 将来にわたつて負債を残すことにならないか
ハ 経費の収入、支出の手続は適当であるか
ニ 資金前途、概算払、前金払などの特殊な支払手続が必要ではないか
(修正及び改案)
第30条 文書主任及び決裁担当者による審査の結果、軽微な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的修正若しくは改案の必要のあるもの又は訂正箇所が多数あるときは、起案者に返付し、その旨を指示するものとする。
第5章 回議及び合議
(回議及び合議)
第31条 原議は、決裁後、文書主任の審査を経て、順次直属の上司又は関係部、課、係を経て、最終決裁権者に至るまで回議しなければならない。
2 原議の内容が自課の他係又は他の部、課にも関連があるときは、事前に関係部、課、係と十分協議したうえで起案し、更に次の各号に定めるところにより合議しなければならない。
(1) 同一の課内において他の係に関係あるものは決裁後、他の係に合議をして課長の決裁を得る。
(2) 同一の部内で他の課に関係あるものは、前号に定める手続を経た後、関係課へ合議する。
(3) 他の部、課に関係あるものは、前2号に定める手続を経て、関係部、課へ合議する。
(4) 前各号の場合において関係部、課、係が複数あるとき、その合議の順序は、当該事案の親疎によつて定める。
(5) 他の課へ合議する場合の合議先は、原則として課長(これらに相当する職を含む。)職にある者に行い、その承認印を得るものとする。ただし、課長は、必要と認めた場合、課長補佐(科長補佐、副看護師長)又は係長(主任及びこれに相当する職を含む。)職にある者に閲覧させ、又はこれらの者の承認印を求めることができる。
3 代決をするときは、当該決裁箇所に「代」と表記して代決者が認印を押した後、「後閲」と表記し、上司が登庁したとき直ちに供覧して、その要領を報告し、その認印を受けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りではない。
(合議文書の処理)
第32条 原議の合議を受けたときは、他の案件に先立つて同意、不同意の決定をするものとし、もし決定に日時を要する場合には、その理由を起案課に連絡しなければならない。
2 合議を受けた原議の内容について異議があるときは、起案課と協議をし、協議が整つたときは起案課においてこれを訂正し、協議が一致しないときは、その意見を添えて各課では所属長、所属相互間では病院事業管理者の裁定を受けなければならない。
(起案文書の持ち回り)
第33条 重要又は緊急を要する文書その他特別の理由のある文書については、担当係長(主任及びこれに相当する職を含む。)又はその上司が自ら携帯してその要旨を説明し、決裁を受けなければならない。
(原議の改廃等)
第35条 決裁の完結した原議についてその内容を改め、又は廃止しようとするときは、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項については、連絡のうえ同意を得て処理することができる。
2 原議の内容の施行を保留すべき必要が生じたときは、理由を付して上司の承認を受けるとともに合議をした課長にその旨を連絡しなければならない。
(事務局総務課長への合議等)
第36条 次の各号に掲げる文書は、所属長の回議を経た後、事務局総務課長に合議し、その審査を受けなければならない。ただし、秘密の取扱いをする文書は、この限りでない。
(1) 議案
(2) 例規文書
(3) 審査請求及び争訟に関する文書
(4) 私権の得喪変更に関する文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、長生郡市広域市町村圏組合管理者名をもつて発する重要な文書で事務局総務課長の審査を要すると認めたもの
(6) 法令の解釈及び運用に関する文書
(7) 長生郡市広域市町村圏組合管理者名をもつて発する式辞、施政方針、あいさつ、表彰等に関するもの(軽易なもの及び例文的なものを除く。)
(原議の決裁後の処理)
第37条 最終決裁権者の決裁を終えた原議は、直ちに当該原議の属する各課に返付しなければならない。
2 担当者は、前項の返付を受けたとき原議にその記入の省略が認められている事項を除き、文書記号、文書番号及び決裁年月日等必要事項を記入するものとする。
(議案の取扱い)
第38条 各課は、議案の原議について最終決裁権者の決裁後、当該原議を事務局総務課長に回付するものとする。
2 前項の規定により回付された原議のうち議案は、事務局総務課長が議会ごとに認定案、報告及び狭義の議案の順にそれぞれの種別ごとに議案番号を付し、速やかに提出の手続をとるものとする。
(1) 認定案 一般会計、特別会計の順
(2) 報告 事案の発生順又は決裁の完結順の専決処分の承認
(3) 狭義の議案
ア 予算 一般会計、特別会計の順でかつ会計年度順
イ 条例 制定、改正及び廃止の順でかつ例規集での登載順又は制定年月日順
ウ その他の議案
(ア) 財産の取得又は処分に関する議案
(イ) 契約の締結に関する議案
(ウ) 人事に関する議案
(エ) その他の案件については、事務局総務課長が、随時その順序を定める。
4 前項に掲げる議案の順序を定めるに当たつては、当該議案が本組合にかかわりあいを持つ親疎の順又はその重要性などを主要な基準として考慮するものとする。
(文書の再回)
第39条 合議を受けた部、課、係において、当該原議の最終的決定を知りたいときは、原議の欄外に「要再回」と朱記して認印を押し、再回閲覧後は押印のうえ遅滞なく起案課に返付しなければならない。
(処理中の文書の促進)
第40条 文書主任は、随時当該課の所管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。
第6章 文書の浄書及び施行
(浄書の原則)
第41条 原議は、決裁後特に指示ある場合を除き、速やかに浄書し、施行しなければならない。
2 決裁後の文書は、各課において浄書するものとする。
3 原議の浄書は、次の各号に掲げるところにより行わなければならない。
(1) 文字は、かい書又は硬い行書とする。
(2) 用紙に規格又は様式の定めのあるものは、これによる。
(3) 浄書は、原則として日本語ワードプロセッサーを用いるものとし、複写機、毛筆、ペン、筆記、謄写等の方法によることができる。
(文書の発信者名)
第42条 対外文書の発信者名は、委任等法令に特別の定めがある場合を除き、病院事業管理者名を用いるものとする。
2 前項の規定にかかわらず対外文書は、その軽重の度合に応じて組合名、所属所名、企業出納員名、所属長名、課長名、部名又は課名を用いることができる。この場合において、その用いる発信者名は、あて先の職氏名と権衡を失しないように同等又はそれ以上の職氏名を用いることとする。
3 対内文書については重要な文書を除き、氏名を省略し、職名だけを用いるものとする。
4 取扱いの所管が明らかであるときなどを除き、文書の末尾に( )を付け、その中に取扱いを所管する部、課及び係名を記載し、連絡の便に資するものとする。
(公印及び契印)
第43条 施行する文書には、長生郡市広域市町村圏組合公立長生病院公印規程(平成23年長生郡市広域市町村圏組合病院事業管理規程第5号。以下「公印規程」という。)の定めるところにより、公印官守者の承認を得た後、公印又は契印を押さなければならない。
2 公印は、特に必要があると認めるときは、公印規程の定めるところによりその印影を印刷して押印に代えることできる。
3 一時に大量の文書を発送しようとするときは、原議のほかに別の用紙と契印することができる。
4 前各号に定めるもののほか、公印及び契印の押印の方法については、別に定めるところによる。
(1) 発信先が多数でかつ内容が軽易な文書
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書
(3) 対内文書
(4) 諸規程、諸資料の送付状
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書担当課長が軽易なものと認めた文書
7 施行する文書のうち重要な文書で紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙の継ぎ目に公印を押す。ただし、袋とじをし、かつ、のり付けをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に割印をするものとする。
(文書の発送)
第44条 文書の発送は、各課において行うものとする。
2 文書の発送方法は、郵便によることを原則とするが、必要に応じて使送、直接渡しなどの方法によることができる。
3 郵便切手、はがき等を使用して発送する場合には、文書主任は、郵便切手、はがき等受払簿(別記第7号様式)により、その受払を明確にしておかなければならない。
(1) 公立長生病院と事務局又は、各所属相互間の送付に係る文書
(2) 官公庁に発送する文書で発送に緊急を要し、又は口頭による説明を要するなど郵送によることが適当でない文書
(3) 各関係医療機関等に随時一括して送付する文書
(4) 相手方が受領したことの確認を得る必要がある文書のうち、その受領印を徴しておく必要のある文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、使送による方が適当な文書
(文書の発送又は完結後の処理)
第46条 文書を発送又は完結したときは、各課の担当者は、原議及び文書処理簿に施行年月日、処理経過又は完結年月日等必要事項を記入し、文書処理簿については当該課の文書主任の審査を受けた後、その認印の押印を得るものとする。
第7章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書整理の原則)
第47条 文書主任は、この規程に基づいて文書を適切に分類整理するとともに、このうち重要な文書については、「非常持出し」などと表記し、非常時の持出しの際、支障のないように適当な措置を講じておくものとする。
2 文書主任は、担当者が不在の場合でも、取扱文書の処理経過及びその所在を常に明らかにしておかなければならない。
(1) 文書はフォルダーに挟み、分類ごとにフォルダーボックスに収納しておくものとする。ただし、帳票その他フォルダーによることが困難又は不適当と認められる文書については、他の方法により整理することができる。
(2) フォルダーには、年度又は暦年ごとに小分類ごとの文書を収納するものとする。
(3) フォルダーの使用にあたつては、第49条の規定により保存年限ごとに色分けしたフォルダーラベルを貼付するとともに、タイトル名、年度又は暦年及び分類コード番号等所要事項を記入する。
(4) 年度又は暦年を超えて処理した文書については、当該文書の完結した年度又は暦年に編さんする。ただし、前年度の会計伝票類で出納閉鎖日までのものは、前年度に編さんする。
(保存期間)
第49条 文書の保存期間及びその色分けは、重要度に応じて1年(白色)、3年(緑色)、5年(青色)、10年(黄色)及び長期(桃色)とする。
2 文書の保存期間は、年度によるものは翌年度の4月1日から、暦年によるものは翌年の1月1日から起算する。ただし、出納整理期間内において施行する前年度に係る会計伝票類は、当該前年度に帰属するものとして起算する。
3 第1項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、当該文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
4 第1項に規定する「長期」とは、概ね20年を単位とするものとし、当該年限が経過したときに、主務課長は、文書担当課長に協議して廃棄するか又は更に保存するかを決定するものとする。保存する場合、その後は10年を単位とする。
(文書の保管)
第50条 文書の保管は、文書主任のもと、各課において行うものとする。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日から1年間とし、第49条に定める保存期間に算入するものとする。
(引継文書の審査)
第52条 文書担当課長又は主務課長は、第51条の規定により文書の引継ぎを受けたときは、保存・廃棄文書リストの各欄の記載事項と文書保存箱内の保存文書とを照合、確認し、かつ、編さんの状態を審査しなければならない。
2 文書担当課長又は課長は、前項の規定により照合、確認及び審査した結果、不適当と認める箇所があるときは、その訂正を命じ、又は再編さんなどの措置をとらせることができる。
(書庫の管理)
第53条 書庫は、文書担当課長又は主務課長が管理し、保存文書の清潔、整頓の維持に努めるとともに非常時に対する措置をあらかじめ講じておかなければならない。
2 書庫の開閉は、原則として執務時間内とし、書庫内にあつては喫煙など火気を使用してはならない。
(保存文書等の借覧)
第54条 保管文書又は保存文書の借覧を受けようとする者は、保管文書・保存文書借覧票(別記第9号様式)により文書担当課長又は主務課長に申し出て、その許可を受けなければならない。
2 前項の文書について借覧の許可を受けた者は、当該文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸、抜取り、追加又は訂正等をしてはならない。
3 借覧者は、借覧文書を庁外に持出しをしようとするときは、第1項に定める者の承認を得なければならない。
4 第1項の文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、この期間は、必要に応じて短縮することができる。
(保存文書等の廃棄)
第56条 保存文書が保存期間を経過したときは、保存・廃棄文書リストにより速やかに廃棄しなければならない。
2 主務課長は、保管期間の経過した1年保存文書及び文書担当課長へ引継がない文書でその保存期間の経過したものを速やかに保存・廃棄文書リストにより廃棄しなければならない。ただし、軽易な文書については、保存・廃棄文書リストの作成を省略することができる。
3 保管期間又は保管期間満了前の文書であつても保管又は保存の必要がないと認められるに至つた文書は、前2項の規定に準じて廃棄することができる。
4 主務課長は、長期保存文書であつても20年を経過して保存の必要がないと認める文書については、文書担当課長と協議のうえ廃棄することができる。それ以降についても10年を単位として同様とする。
5 前4項の場合において廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のある文書又は印影を利用されるおそれのある文書については、裁断又は焼却等の処理をしなければならない。
(保存期間の延長)
第57条 主務課長は、保存期間の経過した文書であつても更に継続して保存の必要があると認めるときは、文書担当課長に保存期間延長申請書(別記第11号様式)を申請してその承認を得なければならない。
(1) 事務事業の性質及び過去の例からみて更に保存の必要があるかどうか。
(2) 将来予想できない異例の事件又は事情を理由とする期限の延長は、認めない。
(3) 参考資料、前例として参照する程度のものは、保存を要する文書としない。
(4) 他の課と同一又は類似の事務については、保存年限を統一する。
(委任)
第58条 この規定に定めるもののほか必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成23年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、一般文書の文書記号及び文書番号並びに公示令達文書の番号は、この規程の相当規定に基づいて付されたものとみなす。
3 この規程の施行前に調製した帳票類でその用紙が残存しているものは、当分の間従前の例により使用することができる。
4 この規程の施行前、既に編さん又は製本等の完了している文書(以下「完結文書」という。)等でこの規程に定め編冊書名と同一のもの又はこれと同一のものとみなされるものの保存期間については、この規程で定める保存期間による。
5 この規程の施行前、完結文書で保存期間の一部の経過しているものに係る保存期間の算定については、既に経過した期間は、保存期間に通算する。
附則(平成25年4月1日病管規程第4号)
この規程は、平成25年4月1日から適用する。
附則(平成26年4月1日病管規程第7号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年4月1日病管規程第9号)
この規程は、平成27年4月1日から適用する。
附則(平成27年10月1日病管規程第12号)
この規程は、平成27年10月1日から適用する。
附則(平成28年4月1日病管規程第7号)
この規程は、平成28年4月1日から適用する。
附則(平成28年4月1日病管規程第8号)
この規程は、平成28年4月1日から適用する。
附則(平成28年11月30日病管規程第15号)
この規程は、平成28年12月1日から適用する。
附則(平成29年4月1日病管規程第7号)
この規程は、平成29年4月1日から適用する。
附則(平成29年9月29日病管規程第12号)
この規程は、平成29年10月1日から適用する。
附則(平成30年3月1日病管規程第3号)
この規程は、公布の日から施行し、改正後の長生郡市広域市町村圏組合公立長生病院文書管理規程は、平成29年10月1日から適用する。
附則(平成31年4月1日病管規程第4号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年4月1日病管規程第6号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
別表第1(第11条第1項第1号)
事務部総務課 | 長病総 |
事務部総務課管財係 | 長病管 |
事務部医事課 | 長病医 |
事務部情報管理課情報管理室 | 長病情 |
事務部情報管理課診療録管理室 | 長病録 |
事務部地域医療推進課地域医療連携室 | 長病連 |
別表第2(第27条第3号)
所属コード
部・準備室 | コード | 課・科・室・センター・病棟 | コード | 係 | コード |
診療部 | 01 | 内科 | 01 | 00 | |
外科 | 02 | 00 | |||
産婦人科 | 03 | 00 | |||
整形外科 | 04 | 00 | |||
小児科 | 05 | 00 | |||
皮膚科 | 06 | 00 | |||
眼科 | 07 | 00 | |||
脳神経外科 | 08 | 00 | |||
泌尿器科 | 09 | 00 | |||
耳鼻咽喉科 | 10 | 00 | |||
脳神経内科 | 11 | 00 | |||
麻酔科 | 12 | 00 | |||
秘書室 | 13 | 00 | |||
診療技術部 | 02 | 薬剤科 | 01 | 00 | |
放射線科 | 02 | 00 | |||
検査科 | 03 | 00 | |||
リハビリテーション科 | 04 | 00 | |||
臨床栄養科 | 05 | 00 | |||
看護部 | 03 | 外来科 | 01 | 00 | |
手術中材科 | 02 | 00 | |||
B―4病棟 | 03 | 00 | |||
C―3病棟 | 04 | 00 | |||
C―4病棟 | 05 | 00 | |||
C―5病棟 | 06 | 00 | |||
事務部 | 04 | 総務課 | 01 | 庶務係 | 01 |
企画財政係 | 02 | ||||
会計係 | 03 | ||||
管財係 | 04 | ||||
医師看護師確保対策室 | 05 | ||||
医事課 | 02 | 外来係 | 01 | ||
入院係 | 02 | ||||
地域医療推進課 | 03 | 地域医療連携室 | 00 | ||
情報管理課 | 04 | 診療録管理室 | 01 | ||
情報管理室 | 02 | ||||
夷隅長生地域難病相談・支援センター | 05 | 00 | |||
医療安全管理責任者 | 05 | 医療安全管理室 | 01 | 医療安全管理委員会 | 01 |
院内感染対策委員会 | 02 |
