長生郡市広域市町村圏組合公文書公開事務取扱要領

○長生郡市広域市町村圏組合公文書公開事務取扱要領

平成29年5月1日

訓令第12号

第1　趣旨

この要領は、別に定めがある場合のほか、長生郡市広域市町村圏組合情報公開条例(平成29年長生郡市広域市町村圏組合条例第1号。以下「条例」という。)に基づく公文書の公開に係る事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　公文書の公開についての総合相談窓口及び分掌事務等

1　総合相談窓口の設置

公文書の公開に係る事務の統一的かつ円滑な運営及びこの制度を利用する住民の利便を図るため、すべての実施機関にわたる総合相談窓口を事務局総務課に設置する。

2　総合相談窓口で行う事務

(1)　公文書の公開に係る相談及び案内に関すること。

(2)　公文書の公開に係る情報の提供に関すること。

(3)　各実施機関との連絡調整に関すること。

(4)　長生郡市広域市町村圏組合行政不服審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(5)　制度の実施状況の公表に関すること。

3　実施機関の総務担当課(以下「総務担当課」という。)で行う事務

(1)　公文書の公開に係る相談及び案内に関すること。

(2)　公文書の公開に係る情報の提供に関すること。

(3)　公開請求に係る公文書を所管する課・室等(以下「所管課等」という。)との連絡調整に関すること。

(4)　公文書の公開に係る請求の受付及び補正に関すること。

(5)　公文書の公開に係る場所の提供に関すること。

(6)　公文書の公開に係る所管課等との協議に関すること。

(7)　公文書の写し等の作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(8)　申出による公開に係る前各号の準用に関すること。

(9)　公文書の公開に係る審査請求書の受付に関すること。

(10)　公文書の検索のための目録等の整備に関すること。

4　所管課等で行う事務

(1)　公文書の公開に係る請求の受付及び補正に関すること。

(2)　公開の請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

(3)　公開の請求に係る公文書の公開決定(公開請求を却下する場合を含む。)及びその通知に関すること。

(4)　公文書の公開に係る市、国、独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人及び公開請求者以外の者(以下「第三者」という。)に対する意見書提出の機会の付与及び当該第三者に対する公文書の公開に係る通知に関すること。

(5)　公文書の公開に係る公開・非公開決定期間の延長及びその通知に関すること。

(6)　公開の実施(閲覧、視聴若しくは聴取又は写し等の交付)に関すること。

(7)　申出による公開に係る前各号の準用に関すること。

(8)　審査会への諮問に関すること。

(9)　審査請求についての弁明書の作成及び送付並びに反論書の送付に関すること。

(10)　審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

(11)　所管課等に係る情報の提供に関すること。

第3　公文書公開に係る事務

1　請求の相談及び案内

(1)　請求の受付及び相談場所

公文書の公開に係る請求の受付及び相談場所は、総務担当課の指定する場所とする。

なお、所管課等においては、原則として公文書公開請求書の受付は行わないものとするが、総務担当課と連絡のうえ、請求者の利便等を勘案し、当該所管課等が所掌する事務に係る公文書を対象とした公文書公開請求書を受け付けることができるものとする。

(2)　請求内容の確認

総務担当課は、来庁者の意図を十分に確認し、求めている情報の内容をできる限り具体的に把握し、請求内容が公開請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、公開請求に当たらない場合においては、①「他の制度による調整」又は②「情報の提供」のいずれかに該当するかどうかを判断するなど、適切な対応に努めるものとする。

なお、この場合は、所管課等(原則として文書主任)と連絡を取り合って行うものとする。

①　他の制度による調整(条例第23条)

請求に係る公文書が他の制度によって閲覧、視聴若しくは聴取又は写し等の交付の手続きが定められている場合は、その旨を請求者に説明し、当該所管課等への案内を行う。

②　情報の提供(条例第21条)

組合作成の刊行物、行政資料、調査報告書等で公表を目的として作成されたもの及び既に公表されているもので即日公開が可能なもの等については、情報の提供で対応する。

なお、この場合には本条例による公開請求とはならないので、公文書公開請求書の提出は不要である。

(3)　公文書の特定

請求内容を十分把握し、公開請求により対応すべきものであると確認された場合は、公文書目録等で検索し、請求者及び所管課等の双方に確認の上、特定を行う。

なお、公文書の特定に時間を要する場合など、総務担当課において公文書の特定が困難なときは、所管課等の職員の立会いを求め、請求内容を十分聴取するものとする。

2　公開請求書の受付等

(1)　公開請求の方法

①　公開の請求は、原則として長生郡市広域市町村圏組合情報公開条例施行規則(平成29年長生郡市広域市町村圏組合規則第2号。以下「規則」という。)に規定する「公文書公開請求書」(規則別記第1号様式。以下「請求書」という。)により行うものとする。

なお、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「郵便等」という。)、ファクシミリ又は電子メールによる提出は認められるが、口頭、電話等による公開請求は認められない。

②　請求書は、原則として公文書1件ごとに作成するよう協力を求める。ただし、同一人から同一の所管課等に相互に密接な関連のある複数の公文書についての請求があった場合は、1枚の請求書に記載することとして差し支えない。

(2)　請求権者であるかどうかの確認

請求者が請求権者であるかどうかの確認は、請求書の記載事項を書面上で審査することにより行い、証明書類の提出(提示)は求めない。

なお、請求は、原則として本人によるものとするが、本人から委任を受けたものによる代理請求(委任状の提出が必要)も認めるものとする。

請求権者に該当しないものからの請求については、「申出による公開」(本要領第6)により対応するものとする。

(3)　請求書の記載事項の確認及び留意事項

請求書の記載内容については、次の事項を確認するものとする。

①　「(宛先)(実施機関名)」欄

公開請求に係る公文書を管理している実施機関の名称が記載されていること。

②　「住所、氏名、電話番号」欄

ア　決定通知等の送付先となる住所の確認及び連絡先の電話番号が記載されていること。

イ　押印の必要はない。

ウ　代理人による請求の場合は、代理関係を証明する書類(委任状等)を徴し、「住所、氏名」欄に『A市B町○番○号本人氏名』及び『C市D町○番○号代理人氏名』が記載されていること。電話番号は、本人及び代理人それぞれの番号が列記されていること。

エ　請求者が法人その他の団体である場合は、「住所、氏名」欄に主たる事務所の所在地、名称及び代表者の氏名が記載されているかどうか。また、余白に担当者の氏名及び連絡先電話番号の記載を求めること。

③　「公文書の件名又は内容」欄

請求された公文書を特定するためのものであるため、個別の件名が記載されていることが望ましいが、受付時において特定することが困難である場合には、請求者が知りたいと思う情報の内容について、公文書を特定することができる程度に具体的な記載を求めること。この際、具体的な公文書の件名又は内容を具体的に記載してもらうため、文書分類表等により検索を行い、必要に応じて所管課等と連絡を取り合い、又はその職員の立会いのもと、公文書の特定に資する情報の提供に努める。

なお、請求書受付時に具体的な公文書の件名を特定できない場合には、公開・非公開決定の通知書において該当する公文書の件名を明示するものとする。

④　「公開の方法」欄

公開の方法が、閲覧、視聴若しくは聴取又は写し等の交付のいずれかであることが明らかであるように○印が付けられていること。また、写し等の交付の郵送を希望する場合には、当該□欄にレ点が付してあること。

なお、閲覧だけに○印を付けた場合でも、公文書の閲覧時に希望すれば写し等の交付も受けられるものとする。

⑤　「請求者の区分」欄

請求者が、いずれの請求権者の項目に該当するのか明らかになるよう○印が付けられていること。また、組合を構成する市町村内(以下「構成市町村内」という。)の事務所等に勤務する者、構成市町村内の学校に在学する者又は利害関係者については、その勤務先、在学先又は利害関係の内容が記載されていること。

なお、請求者が構成市町村内に事務所等を有する法人その他の団体である場合で、その事務所等の名称及び所在地が「請求者」欄と一致するときは、「請求者」欄の記載のみで足りるものとする。

⑥　「所管課等」欄

請求に係る公文書を所管している所管課等名(できれば係名まで)を記載する。

なお、同一内容の公文書が複数の所管課等に存在する場合には、当該公文書を作成した所管課等又は当該公文書に係る事務事業の主体となっている所管課等を担当部署とする。

⑦　「備考」欄

他の欄に記載できなかったことで今後の事務処理上参考となる事項等を記載する。

(4)　請求書の補正

提出された請求書に必要事項の記載漏れ(空欄、不鮮明及び不明確な記載を含む。)等の形式上の不備があるときは、請求者に対して、その箇所を補正するよう求めることができる。ただし、補正するよう求めてもなお請求者がその不十分な部分を補正しない場合であっても、当該請求書を受け付けるものとする。

なお、郵便等、ファクシミリ又は電子メールにより公開請求書の提出があった場合も同様とする。

(5)　請求書の受付

受付時の取扱い

①　請求書の受付は、請求書の必要事項の記載を確認し、受付印を押印して行う。

②　総務担当課において受け付けた日をもって、条例第12条に規定する「公開請求があった日」とする。

③　ファクシミリ及び電子メールによる受付日は、ファクシミリ及び電子メールを受信した日とする。受信した時が閉庁日又は執務時間外のときは、その日以後において、その日に最も近い開庁日とする。

④　なお、次のような場合においても請求書を受け付けるものとする。

ア　請求書の補正に応じない場合

イ　請求権者以外の者から請求があった場合

ウ　請求の対象が条例第2条第2号に規定する公文書以外のものである場合

エ　請求に係る公文書が特定できない場合

オ　請求に係る公文書が存在しない場合(もともと存在しないか又は廃棄済みである場合等)

カ　存否を答えるだけで非公開情報を公開することとなる場合

公開請求に係る公文書が存在しているか否かを答えるだけで、非公開情報を公開することとなる場合があるので、その存否について慎重に対応する。

キ　請求に係る公文書が条例第23条の規定により、この条例の適用を除外されている公文書である場合

(6)　公開請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

請求書受付後、受付印を押印した当該請求書の写しを請求者に交付し、次の事項を記載した説明書(本要領末尾「公文書の公開を請求された方へ」参照)を配布して説明を行う。

なお、郵送(ファックス及び電子メールを含む。)された請求書を受け付けたときは、請求書の写しを交付する際にこの説明書も同封する。

①　請求書を受け付けた日から14日(長生郡市広域市町村圏組合の休日に関する条例(平成2年長生郡市広域市町村圏組合条例第1号)第1条第1項に規定する組合の休日の日数は、算入しない。3(3)②及び(4)において同じ。)以内に当該請求に係る公文書の公開決定等をし、書面により通知すること。

なお、この決定等には、公開、部分公開及び非公開の3種類があること。

②　請求に係る公文書の中に第三者に関する情報が含まれている場合その他やむを得ない理由があるときは、①の期間を延長する場合があること。

なお、この場合も書面により通知すること。

③　公開決定等をした場合における公開の日時及び場所等は、決定通知書において示すこと。

④　「写し等の交付」を希望する場合には、写し等の作成に要する費用の負担が必要であり、公開の実施時に現金で徴収すること。また、郵送による公文書の写し等の交付を希望する場合は、郵便料金(切手でも可)も併せて事前に納付する必要があること。

(7)　請求書の所管課等への送付

請求書を受け付けたときは、公文書公開請求等処理票(別記第1号様式)に必要事項を記載し、当該請求書の写しとともに総務担当課に保管し、請求書の原本を所管課等の文書主任に送付する。

3　公開するかどうかの決定等

(1)　公文書の特定等

所管課等は、総務担当課より請求書の送付を受けたときは、公開請求に係る公文書を検索し、対象となる公文書の特定を行う。この場合において必要があれば請求者に連絡し、内容を確認して文書の特定を行う。その際、確認の内容は備考欄に記載し、記録を残しておくこと。

なお、請求書に記載された内容に不備があると認められるときは、必要に応じ相当の期間を定めてその箇所の補正を求める。この場合、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、所要の情報の提供に努める。

(2)　内容の検討

所管課等は、条例第7条に該当する情報が記録されているか否か等、速やかに内容の検討を行う。

なお、非公開条項に該当する情報が記録されている場合にあっては、条例第8条の部分公開ができるか等についても検討を行う。また、公開の実施方法等についても併せて検討を行う。

(3)　公開請求を却下する場合の処理

①　却下を行う場合

所管課等の長(以下「所管課長等」という。)は、公開に係る請求が次の各号のいずれかに該当すると判断したときは、当該請求の却下の決定を行う。

ア　請求権者以外のものからの請求である場合

イ　請求の対象が条例第2条第2号に規定する公文書以外のものである場合

ウ　請求に係る公文書が条例第23条の規定により、この条例の適用を除外されている公文書である場合

②　却下の通知等

所管課長等は、請求の却下の決定をしたときは、請求書を受け付けた日から14日以内に公文書公開請求却下通知書(別記第2号様式)により請求者に通知し、その写しを総務担当課に送付する。

③　却下通知書の記載事項

公文書公開請求却下通知書の作成に当たっては、次の点に留意する。

ア　「公文書の件名又は内容」欄

「請求書」中の「公文書の件名又は内容」欄と一致すること。

イ　「却下の理由」欄

①のアからウのいずれに該当するかを具体的に記載すること。

ウ　「所管課等」欄

請求の却下の決定事務を行った所管課等名を記載し、電話番号を記入すること。

エ　「備考」欄

a　①の理由がアの場合には、申出による公開(条例第16条)の規定により対応できる旨を記載すること。

b　①の理由がイの場合には、任意の情報提供などでできる限り対応する旨を記載すること。

c　①の理由がウの場合には、「他の制度との調整」(条例第23条)の規定による対応窓口(所管課等名)を記載すること。

④　審査請求の処理

請求を却下した後、請求者から審査請求があったときは、当該審査請求に対する裁決に当たっては、審査会への諮問は、要しない。

(4)　決定期間及び決定期間の延長

ア　決定期間

公開・非公開の決定は、請求を受けた日から起算して14日以内にすることとなっているため、迅速に処理を行い、決定後は速やかに請求者に通知すること。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は当該期間に算入しない。また、公開請求者が補正に応じない意思を明らかにした場合にあっては、補正に応じない意思を明らかにするまでに要した日数は期間に算入しない。

非公開又は部分公開とする決定に当たっては、当該決定に対する審査請求がなされ、さらには訴訟の提起も予想されることから、特に慎重な検討を行い、非公開とする理由を明確にしておくものとする。

イ　決定期間の延長

所管課長等は、公開の可否の決定が請求を受け付けた日から14日以内にできないと判断したときは、次により速やかに決定期間の延長を行う。

①　決定期間の延長は、請求を受けた日から60日以内とする。ただし、この期間は、必要最小限にとどめるものとする。

②　公開の可否の決定期間の延長の決定は、所管課長等の専決とする。

③　公文書公開等決定期間延長通知書(規則別記第5号様式)の送付は、請求を受け付けた日から14日以内に公開の可否の決定ができないことが確実になった時点で直ちに行い、請求者に対し当該通知書を送付したときは、その写しを総務担当課へ送付する。

④　期間延長通知書の「延長の理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記載する。

(5)　関係課等との協議

公開・非公開の決定に当たっては、当該情報に関係する各課等と協議し、十分な検討を重ねたうえで総務担当課と協議するものとする。ただし、定型的な事案、軽易な事案又は既に決定の前例がある事案等については、協議を省略することができる。

(6)　公開の可否の決定

請求に係る公文書の公開の可否の決定は、所管課長等の専決事項とする。ただし、この決裁区分は、原則的なものであり、請求の内容が重要又は異例の場合等、所管課長等が上司の判断を必要とすると認めるときは、上司の指示を受けるものとする。

(7)　決定通知書の記載事項

公開の可否の決定をしたときは、当該決定の区分に応じた決定通知書により速やかに請求者に通知し、その写しを総務担当課へ送付する。また、決定通知書の作成に当たっては、次の点に留意する。

①　公文書公開決定通知書(規則別記第2号様式)

ア　「年月日」は、総務担当課において、請求書を受け付けた日とすること。

イ　「公開請求に係る公文書の件名」は、特定された公文書の件名に正確に記載すること。

なお、請求書の「公文書の件名又は内容」欄に記載されたものをそのまま記載するものではないことに留意する。

ウ　「公開の日時及び場所」欄

a　「日時」は、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日後の通常の執務時間内の日時を指定すること。この場合、請求者と事前に連絡を取り、都合の良い日時を指定するよう努めること。

b　条例第13条第3項の規定により第三者に通知する場合には、公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなくてはならないことに留意する。

c　「場所」は、原則として、総務担当課が指定する場所とするが、請求者の利便等を勘案して決定すること。

なお、請求者が郵送による写し等の交付を希望した場合は、この欄の記載は必要としない。

d　決定通知書を送付後に日時又は場所を変更する必要が生じた場合は、請求者と連絡を取り、了解を取った上で変更を行うこと。この場合、当該通知書の写しの備考欄に変更した日時等を記載するものとし、改めて決定通知書の送付は必要としない。

②　公文書部分公開決定通知書(規則別記第3号様式)

ア　「年月日」、「公開請求に係る公文書の件名」及び「公開の日時及び場所」欄

公文書公開決定通知書に同じ。

イ　「非公開情報部分及びその理由」欄

a　「1　非公開情報部分の概要」欄については、第三者の権利利益等守られるべき法益を考慮した上で、その部分にどのような情報が記録されているのかが分かるように、ある程度具体的に記載すること。

b　「2　長生郡市広域市町村圏組合情報公開条例第7条第　号に該当」欄については、該当する号を記入し、非公開とする理由をできるだけ具体的に記載すること。非公開事項が複数該当する場合は、各号ごとにその理由を記載すること。

ウ　「備考」欄

①のウのdの変更日時等のほか、非公開事由の消滅する期日があらかじめ明らかにできる場合は、その期日を記載すること。

③　公文書非公開決定通知書(規則別記第4号様式)

ア　「年月日」及び「公開請求に係る公文書の件名」は、公文書公開決定通知書に同じ。

イ　「公開することができない理由」欄

1～3の番号に○印を付け、理由を明記すること。

なお、理由がこの欄に記載しきれない場合には、別紙によることも差し支えない。

a　「1　長生郡市広域市町村圏組合情報公開条例第7条第　号に該当」の場合

該当する号を記入し、非公開とする理由をできるだけ具体的に記載すること。非公開事項が複数該当する場合は、各号ごとにその理由を記載すること。

b　「2　存否不回答による請求拒否」の場合

当該請求に対し、公文書が存在しているかいないかを回答することが、非公開情報を公開したときと同様に保護すべき利益を害することとなる理由を記載すること。

c　「3　公文書不存在」の場合

不存在の態様が客観的に存在しない本来的不存在なのか、あるいは保存期間経過後に廃棄されたことによる不存在なのか等の理由を記載すること。

なお、不存在についても決定処分の一態様として取り扱われることから、審査請求あるいは訴訟の対象となり得るため注意を要すること。

ウ　「備考」欄

非公開事由の消滅する期日があらかじめ明らかにできる場合は、その期日を記載すること。

4　第三者に関する情報の取扱い

(1)　意見書提出の機会の付与

①　第三者に対する意見書提出の機会の付与(任意的)

第三者に関する情報が記録されている公文書については、条例第7条各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるとき等公開するかどうかの判断が容易に行われる場合を除き、公開・非公開の判断を行うに当たって、より的確な判断を行うため、関係する第三者の意見を聴くことができるものとする。

②　第三者に対する意見書提出の機会の付与(義務的)

第三者に関する情報が記録されている公文書を、条例第7条第2号ウ、同条第3号ただし書又は第9条の規定により公開しようとするときは、当該第三者の所在が不明な場合を除き、当該第三者に対し、公文書の公開に係る意見書提出の機会を与えなければならない。

(2)　機会の付与の方法

①　(1)①の場合にあっては、所管課長等は、第三者に対して、当該第三者の情報が記録されている公文書に係る請求書が提出されたことその他必要な事項を長生郡市広域市町村圏組合情報公開条例第13条第1項の規定による意見書提出に係る通知書(規則別記第6号様式)により通知し、当該第三者から公文書の公開決定等に係る意見書(規則別記第6号様式別紙)の提出を受けることにより行う。この場合、回答期間は、おおむね1週間以内となるよう協力を求めるものとする。

なお、軽易なものについては、電話等口頭により通知することができるが、反対の意思が明らかになった場合には、反対意見書の提出について説明する。

②　(1)②の場合にあっては、所管課長等は、第三者に対して、当該第三者の情報が記録されている公文書に係る請求書が提出されたことその他必要な事項を、「長生郡市広域市町村圏組合情報公開条例第13条第2項の規定による意見書提出に係る通知書」(規則別記第7号様式)により通知し、当該第三者から「公文書の公開決定等に係る意見書」(規則別記第7号様式別紙)で意見を求めることにより行う。この場合、回答期間は、おおむね1週間以内となるよう協力を求める。

③　①及び②において通知書を作成する際には、「公開請求に係る公文書に記録されている第三者に関する情報の内容」欄には、情報の内容を当該第三者が理解できると認められる程度に具体的に記載すること。また、②において「条例第13条第2項第1号又は第2号の規定の該当区分及び理由」欄には、理由をできるだけ具体的に記載すること。

④　通知を行った所管課等は、第三者の氏名若しくは名称、住所若しくは所在地、通知年月日、通知の内容又は当該第三者の意見その他参考となる事項を、必要に応じ記録するよう努めること。

(3)　反対意見書を提出した者への通知

①　第三者に関する情報について、反対意見書の提出があったにもかかわらず、当該第三者に関する情報を公開する決定をした場合には、当該反対意見書を提出した第三者に対し、公文書の公開に係る通知書(規則別記第8号様式)によりその旨を通知する。この通知は、審査請求に対する裁決を受けて公開される場合も同様に行うものである。

なお、当該第三者に関する情報を公開する決定に対し、審査請求を提起しただけでは公開の実施は停止されないので、併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を説明するよう努めること(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第25参照)。

公開しない旨の決定をした場合には、口頭又は書面で通知する。

②　公文書の公開に係る通知書(規則別記第8号様式)の記載に当たっては、次の点に留意する。

ア　「第20条において準用する同条例第13条第3項」を抹消する。

イ　「公開決定に係る年月日等」欄には、公開請求者に対する決定通知書の年月日及び文書番号を記載する。

ウ　「公開決定することとした理由」欄には、第三者に関する情報が条例第7条第1号若しくは同条第2号の非公開情報に該当しない理由、条例第7条第2号ウ若しくは同条第3号ただし書に該当する理由又は条例第9条の規定により公益上特に公開することが必要であると認める理由をできるだけ具体的に記載する。

エ　「公開をする日」欄には、公開決定をした日から少なくとも2週間を置いた日を記載すること。

第4　公文書公開の実施

1　文書又は図画の公開の方法

(1)　閲覧の方法

文書又は図画については、原則として、原本又はその写しを閲覧に供することにより行う。その際、写真機等の使用の申出があった場合は認めるものとする。

次のような場合には、条例第14条の規定により、所管課等であらかじめ原本を複写したものにより行う。

①　公開することにより、当該公文書が汚損され、又は破損されるおそれがあるとき。

②　日常の業務において頻繁に使用する公文書で、公開することにより業務に支障が生じると認めるとき。

③　部分公開を行う場合で、公開しない部分を除いて公開することが原本により難いとき。

(2)　写しの交付の方法

①　写しの交付は、原則として、所管課等の職員があらかじめ電子複写機により当該公文書の写しを作成し、これを交付することにより行う。

②　写しの作成は、対象となる公文書の原寸により行う。ただし、複写作業に著しい支障をきたさないと認められる場合であって、請求者から申出があったときは、拡大・縮小することにより写しを作成することができる。

③　用紙の大きさは、A3判以内とする。A3判を超える大きさの公文書については、原則としてA3判以内の大きさに分割して複写したものを交付する。

(3)　部分公開の方法

①　非公開部分と公開部分とが別のページに記載されている場合

ア　取り外しのできるものは、非公開部分を取り外したもの

イ　取り外しのできないものは、非公開部分に覆いを被せたもの又は公開部分のみを電子複写機で複写したもの

②　非公開部分と公開部分とが同一ページに記載されている場合

ア　当該公文書全部を電子複写機で複写し、非公開部分をマジック等で黒く塗りつぶし、再度複写したもの

イ　非公開部分を遮へい物で覆って、電子複写機で複写したもの

2　電磁的記録の公開の方法

(1)　閲覧又は視聴の方法

①　光ディスク等音声又は映像が記録されたものについては、それぞれ専用機器により再生したものの視聴により行う。

②　①以外の電磁的記録については、機器整備の状況や部分公開の方法など技術的な問題等を考慮し、原則として、電磁的記録の内容を用紙に出力したものの閲覧により行う。ただし、容易に対応できるときは、パーソナルコンピュータのディスプレイ装置等の専用機器により再生したものの閲覧により行うことができる。

(2)　複写したもの等の交付の方法

①　上記(1)の①の電磁的記録については、光ディスク等に複写したものの交付により行う。

②　上記(1)の②の電磁的記録については、原則として、用紙に出力したものの交付により行う。ただし、容易に対応できるときは、当該電磁的記録を光ディスク等の他の電磁的記録媒体に複写したものの交付により行うことができる。

③　請求者が、特に光ディスク等の電磁的記録媒体に複写したものの交付を希望している場合であって、容易に対応できるときは、希望に応ずるよう努める。

④　②で他の電磁的記録媒体に複写したものの交付により行う場合には、原則として同一のファイル形式により行う。

⑤　一の請求(複数の課等にまたがらないもの)により複数の公文書を請求された場合には、当該複数の公文書を1枚の光ディスク等に合わせて複写し、交付することができる。

(3)　部分公開の方法

①　上記(1)の①の電磁的記録の場合

視聴に供することができる部分から非公開情報に係る部分を容易に区分して除くことができ、かつ、非公開情報に係る部分を区分して除いた部分に客観的に見て有意の情報が記録されていると認められる場合に行う。

②　上記(1)の②の電磁的記録の場合

原則として、用紙に出力したものに文書又は図画の場合と同様の処理(上記1の(3))を行う。

3　閲覧等の日時及び場所等

(1)　日時及び場所

請求に係る公文書の公開は、公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書(以下「公開決定通知書等」という。)によりあらかじめ指定した日時及び場所(原則として総務担当課が指定した場所)において行う。

なお、公開請求者の希望により、写し等の交付を郵送で行うことができる。

(2)　日時及び場所の変更

請求者が指定の日時に公開を受けることができない場合は、請求者と連絡の上、総務担当課と協議して別の日時を指定するものとする。この場合、公開決定通知書等の備考欄に変更した事項を記載するものとし、改めて公開決定通知書等の発送は要しない。

4　所管課等の職員の事務

(1)　公文書の公開の準備

所管課等の職員は、当該決定に係る公文書及びその他説明に必要な資料を総務担当課が指定した場所に持参し、公開の準備をする。(所管課等が本庁舎以外の場合は、所管課等の職員はあらかじめ総務担当課が指定した場所で待機すること。)

(2)　公開決定通知書等の提示の要求等

所管課等の職員は、公開請求者に対して公開決定通知書等の提示を求めて、請求者又はその代理人であるかを確認する。(請求者が公開決定通知書等を持参しなかったときは、請求者本人であることの確認が可能なものの提示を求めること。)

(3)　公文書の公開

公開は、所管課等の職員が行い、必要に応じて、公文書の内容について説明する。

所管課等の職員は、公開請求者に対し、次の指示(注意)等をした上で、公文書を閲覧又は視聴させ、又はその写し等を交付する。

①　当該公文書を改ざんし、汚損し、又は破損してはならないこと。

②　①に違反したとき、又は違反するおそれがあると認められるときは、その閲覧又は視聴を中止させ、又は禁止することができること。

5　委託等による方法

実施機関において写し等を作成することが困難な場合等には、委託等による方法により行う。この場合の当該委託等に要する実費については、公開請求者の負担とし、金額について事前に説明し、あらかじめ納入するよう留意する。

6　写し等の交付

公文書の写し等を交付する場合、当該公文書の写し等の作成に要する費用は、請求者の負担となる。

なお、請求時は、閲覧のみの請求であっても、写し等の交付を希望する場合は、その求めに応じられること。(一般には、閲覧を決定した公文書について、その写し等を交付することは、何ら支障はないと考えられるが、著作権法により複製が禁じられているものもあるため、公開等の決定の際に併せて検討しておくものとする。)

(1)　写し等の交付部数

公文書の写し等の交付部数は、公開請求1件につき1部とする。

(2)　写し等の作成等に要する費用の徴収

写し等の作成に要する費用は、規則第10条に規定する額とし、現金により徴収する。ただし、郵送に係る費用は、切手でも可とする。徴収は、原則として、写し等を交付する前に行い、当該写し等の交付後に領収書を交付する。写し等の交付を郵送により希望している場合は、あらかじめ請求者に対し、写し等の作成及び郵送に要する費用について電話等により通知し、当該費用を前納させる。

なお、写し等の作成に要する費用は、総務担当課において収納するものとし、一括して会計処理を行う。

第5　審査請求に係る事務

1　審査請求の受付場所

公文書の公開の請求に対する決定について、審査請求があった場合の受付場所は、総務担当課とする。

審査請求の受付は、当該審査請求書に受付印を押印し、公文書公開に係る審査請求処理簿(別記第3号様式)に必要事項を記載するとともに、審査請求書の写しを2部作成し、1部は審査請求人に渡し、もう1部を総務担当課で保管する。

なお、審査請求書の原本は、所管課等の文書主任に送付する。また、審査請求書が郵送された場合にも、上記の手順により同様の処理を行う。この場合において、発送日が提出日となるため、消印の日付が付された封筒等も保管すること。

2　審査請求の審査

(1)　書面による提出

審査請求は、原則として公文書公開・非公開決定審査請求書(別記第4号様式)又は不作為に係る審査請求においては、公文書公開請求の不作為に係る審査請求書(別記第5号様式)の提出により行う。ただし、行政不服審査法第19条第2項又は第3項の要件を満たしていれば、他の様式を用いても差し支えない。

なお、審査請求を口頭ですることができる定めは、条例においても規定していないため、同法第19条第1項の規定により書面によることを必要とする。したがって、口頭で審査請求があったときは、上記の書面の提出により審査請求を行うよう説明する。

(2)　記載事項の確認

審査請求書が提出されたときは、所管課等の職員の同席を求め、当該審査請求書に次に掲げる事項が記載されているか確認の上、受け付ける。

①　審査請求書の記載事項の確認

ア　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

イ　審査請求に係る処分の内容(不作為についての審査請求書の場合は、当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日)

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及びその内容

カ　審査請求の年月日

キ　審査請求人の押印

※不作為についての審査請求書の場合は、ア、イ、カ及びキ

なお、審査請求人が法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所が記載されていること。また、審査請求期間の経過後において、審査請求をする場合には、その正当な理由(行政不服審査法第19条第5項第3号参照)が記載されていること。

②　審査請求期間及び審理請求人適格の有無の審査

ア　審査請求期間内(処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内又は処分があった日の翌日から起算して1年以内(ただし、正当な理由があるときは、この限りではない。))の審査請求かどうか。

イ　審査請求人適格の有無(処分によって直接に自己の権利利益を侵害された者かどうか。不作為についての審査請求書の場合は、処分についての申請をしたものかどうか。)

(3)　審査請求書の補正命令

所管課等は、審査請求が不適法((2)の要件を満たしていない等)であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて、原則として公文書公開・非公開決定審査請求書補正命令書(別記第6号様式)により審査請求人に補正を命じる。

(4)　審査請求についての却下の裁決

所管課等は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、総務担当課との協議の上、審査手続きを経ないで、当該審査請求を却下することができる。この場合において公文書公開・非公開決定審査請求裁決書(却下)(別記第7号様式)を作成し、審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課へ送付する。

①　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

②　補正命令に応じなかった場合

③　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

3　公開決定等の再検討

審査請求書を受け付けた場合には、所管課等は、却下する場合を除き、当該審査請求に係る公開決定等(公開請求を却下する決定を含む。)が妥当であるかどうか再検討を行う。

4　弁明書等の作成・送付

(1)　弁明書の作成及び送付

所管課等は、審査請求書を受け付けたときは、速やかに弁明書を作成しなければならない。弁明書は、正本及び審査請求人及び参加人の数に相当する通数の副本を作成し、審査請求人及び参加人に副本を送付するものとする(行政不服審査法第29条参照)。

(2)　弁明書の記載事項

処分についての審査請求に対する弁明書には、処分の内容及び理由を、不作為についての審査請求に対する弁明書には、処分をしていない理由並びに予定される処分の時期、内容及び理由を記載しなければならない。

(3)　反論書及び意見書の提出

所管課等は、弁明書の副本送付に併せて、審査請求人は反論書を、参加人は意見書を提出することができる旨を、それぞれ提出すべき相当の期間を定めて通知する。所管課等は、反論書の提出があったときは参加人に、意見書の提出があったときは審査請求人に、それぞれ副本を送付する。

5　審査会への諮問

(1)　諮問書の作成

所管課等は、上記3により再検討を行った結果、なお当該公開決定等が妥当であると判断した場合には、総務担当課と協議の上、速やかに次の書類を添付した起案により実施機関の長の決裁を経て審査会に諮問(総合相談窓口へ提出)する。この場合、事務局総務課長から事務局長までの合議を必要とする。

①　公文書公開審査諮問書(規則別記第11号様式)

②　請求書の写し

③　公文書公開請求に対する決定通知書の写し

④　審査請求書及び添付書類の写し

⑤　弁明書の写し

⑥　その他必要な書類(当該審査請求の対象となった公文書の写し等)

なお、条例第18条第1項第1号又は第2号の規定により、当該審査請求を却下する場合及び当該審査請求に係る公文書の全部を公開する場合(反対意見書が提出されている場合を除く。)には、諮問の必要はない。

(2)　諮問をした旨の通知

所管課等は、審査会に諮問した場合、次に掲げるものに対し、公文書公開諮問通知書(規則別記第12号様式)により、諮問した旨を通知する。

①　審査請求人及び参加人

②　公開請求者(公開請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

③　当該審査請求に係る公開決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

「審査請求の内容(諮問に係る部分)」欄については、審査請求の内容が公開決定等の一部の取消しを求めている場合や、審査請求を受けて一部認容や一部却下した上で諮問する場合があるので、諮問に係る部分を記載する。

6　審査会が行う調査への対応

所管課等は、審査会から次の事項について求めがあった場合には、これに応じなければならない。

①　公開決定等に係る公文書の提示

②　公開決定等に係る公文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により分類又は整理した資料の作成・提出

③　①又は②に定めるもののほか、諮問事案に係る意見の陳述又は意見書その他の資料の提出

7　審査請求に対する裁決

(1)　答申の尊重

所管課等は、審査会から答申があったときは、諮問した旨を通知した者に対し、答申書の写しを送付するとともに、答申を尊重して速やかに審査請求に対する裁決を行う。また、総務課にも写しを送付する。

(2)　裁決書の作成

所管課等は、審査請求に対する裁決書案を作成し、実施機関の長の決裁を経て、当該審査請求に対する裁決を行う。この場合、事務局総務課長から事務局長までの合議を必要とする。

なお、審査請求を認容する場合は、公文書公開・非公開決定審査請求裁決書(認容)(別記第8号様式)、審査請求を棄却する場合は、公文書公開・非公開決定請求裁決書(棄却)(別記第9号様式)を用いる。

(3)　裁決書の送達

所管課等は、裁決書の謄本を審査請求人へ送達するとともに、その写しを総務担当課へ送付する。また、当該審査請求について参加人がいる場合には、当該参加人に対しても裁決書の謄本を送付する。

なお、審査請求認容して公文書の全部又は一部を公開する場合は、裁決書の謄本と併せて、「公文書公開決定通知書」又は「公文書部分公開決定通知書」を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課へ送付する。

8　第三者から審査請求があった場合等の取扱い

(1)　第三者への説明

所管課等は、第三者に関する情報が記録されている公文書に係る公開決定に対して当該第三者から審査請求があった場合、審査請求が提起されただけでは公開の実施は停止されないので、公開の実施を停止するためには審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を審査請求人に対して説明する(行政不服審査法第25条参照)。

なお、執行停止をした場合には、当該審査請求に係る公開請求者にその旨を通知する。

(2)　第三者からの審査請求を棄却等する場合

第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行い、公開請求者に公開を実施する場合には、当該第三者の訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意する。この場合、当該公開請求者に対し、公開を実施する旨を通知するとともに、当該第三者に対し、公開を実施する旨を公文書の公開に係る通知書(規則別記第8号様式)により通知する。

(3)　公開決定等を変更し公開する場合

所管課等は、公開請求者が審査請求をし、第三者である参加人が公文書の公開に反対の意思を表示している場合において、審査請求に係る公開決定等を変更し、当該公文書の全部又は一部を公開する旨の決定を行うときは、当該第三者の訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る公開決定の日と公開する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意する。この場合、当該公開請求者に対し、公文書公開・非公開決定審査請求裁決書(認容)(別記第8号様式)及び「公文書公開決定通知書」又は「公文書部分公開決定通知書」を送付するとともに、当該第三者に対し、公開を実施する旨を「公文書の公開に係る通知書」(規則別記第8号様式)により通知する。

(4)　その他

公文書の公開に係る通知書(規則別記第8号様式)の記載に当たっては、次の点に留意する。

①　「第13条第3項」を抹消する。

②　「公開される第三者に関する情報の内容」欄には、決定を受けて、公開する第三者に関する情報の内容を記載する。

③　「公開決定に係る年月日等」欄には、当初の公開決定等に係る年月日等と併せて、決定に係る年月日等を記載する。

④　「公開決定することとした理由」欄には、決定を受けて、公開される理由を記載する。

⑤　教示部分を抹消する。

第6　申出による公開に係る事務

条例第16条の規定による申出による公開に係る事務処理については、当要領(「第5審査請求に係る事務」を除く。)に定めるところに準じて行うものとするが、申出については公文書公開申出書(規則別記第9号様式)を、申出の回答については公文書公開申出回答書(規則別記第10号様式)を用いる。

第7　指定管理者が行う公の施設の管理に関する文書の公開請求への対応

1　公の施設を指定管理者に管理させている所管課等

公開請求の対象となる文書が指定管理者(地方自治法第244条の2第3項の規定により指定されるもの)において作成又は取得した文書(公の施設の管理業務に係るものに限る。以下「管理文書」という。)である場合は、原則として、当該指定管理者の指定に関する事務を所掌する所管課が当該公開請求に係る事務を行う。