(趣旨)

第1条　本水道部における文書事務の取扱については、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。

(文書取扱の原則)

第2条　文書事務は、適正かつ正確に行うとともに、その処理の経過を明らかにしなければならない。

(文書担当課長の職務)

第3条　管理課長(以下「文書担当課長」という。)は、文書の収受、配布、発送及び保存等文書に関する事務を統理する。

(文書主任)

第3条の2　各課に文書主任を置き、当該課長の指名するものをもつて充て、指名したときは、文書担当課長にその職及び氏名を通知するものとする。

(文書主任の職務)

第3条の3　文書主任は、課長の命を受けて、当該課における次の各号に掲げる事務を掌理する。

(帳簿)

第4条　水道部に次の帳簿をおく。

(文書の収受及び配布)

第5条　到達文書は、次の各号により処理する。

(郵便料金の未納、不足文書の取扱)

第6条　郵便料金の未納又は不足の文書は、特に必要と認められるものに限り、その料金を支払い収受することができる。

(執務時間外の文書の収発、配布)

第7条　執務時間外の文書の収発、配布は、この規程によるもののほか、宿日直規程の定めるところによる。

(事案の処理)

第8条　配布を受けた文書は、処理期限のあるもののほか、すみやかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第9条　事案の処理は、すべて文書により決裁を受け、文書の起案用紙(様式第5号)によつて起案し、決裁を得ることによつて行う。ただし、文書の余白又は付せんを用いて処理できる軽易なもの及び一定の簿冊等により処理できるものは、この限りでない。

(文書起案の注意事項)

第10条　文書を起案するときは、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。

(文書決裁後の取扱)

第11条　決裁済の文書は、決裁年月日を記入し、浄書のうえ施行及び発送の手続をとらなけれはならない。

(文書の記号及び番号)

第12条　一般文書の首字記号は別表1に定めるものとし、文書番号は毎年4月から起し、同一事件の往復には完結に至るまで同一番号を用いる。

(文書の分類)

第12条の2　文書は、すべて文書分類表(別記第6号様式)及び文書保存年限表(別記第7号様式)により分類しなければならない。

(発信名儀)

第13条　文書の発信名儀は、その文書の形式又は内容の軽重に従い次の基準による。

(文書の持回り)

第14条　急施、秘密又は説明を要する文書の回議は、処理担当者又はその上司が自ら持回りしてこれを行うものとする。

(公印等の使用)

第15条　文書を発送する場合は、原則として公印及び契約を押印するものとする。ただし軽易な文書についてはこの限りでない。

(文書の完結)

第16条　文書の完結の日は、次の各号による。

(特殊重要文書の保管)

第17条　重要文書は厳重に保管し、容器及び保管場所を一定し、非常持出しの表示をなし、非常災害時に際しいつでも持出せるよう準備しておかなければならない。

(文書整理の原則)

第17条の2　文書主任は、この規定に基づいて文書を適切に分類整理するとともに、このうち重要な文書については、「非常持出し」などと表記し、非常時の持出しの際、支障のないように適当な措置を講じておくものとする。

(文書の整理)

第17条の3　施行し、又は完結した文書(以下「完結文書」という。)は、第12条に規定する文書分類保存年限表に基づき、次の各号に掲げるところにより常に整理しなければならない。

(保存期間)

第18条　文書の保存期間は、その重要度に応じて1年、3年、5年、10年及び長期とする。

(庁外持出しの禁止)

第19条　文書は庁外に持出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ水道部長の許可を得たときは、この限りでない。

(保存文書等の廃棄)

第20条　文書担当課長は、保存文書が保存期間を経過したときは、各課長に報告のうえ、保存・廃棄リスト(別記第8号様式)により速やかに廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第21条　主務課長は、保存期間の経過した文書であつても更に継続して保存の必要があると認めるときは、文書担当課長に保存期間延長申請書(別記第9号様式)を申請してその承認を得なければならない。

(委任)

第22条　この規定に定めるもののほか必要な事項は、管理者が別に定める。